إن وضع خطة لتنمية الموارد المالية بالجهات الخيرية يساعد بشكل كبير في إحداث توافق بين برامج تنمية الأموال وأهداف الجهة الخيرية، كما ّأن التخطيط يساعد في توجيه الجهود التي ستبذل في تنمية هذه الموارد المالية.

سنستعرض في هذا المقال ثلاث خطوات رئيسة لإدارة التبرعات في الجهة الخيرية، ثم سنتعرّف على المراحل التسعة في إعداد خطة الموارد المالية.

خطوات إدارة التبرعات:

لا يقوم العمل الخيري على النوايا الحسنة والقلوب الرحيمة فقط، ولكنه يحتاج إلى إدارة جيدة واعية، لتدير المتبرعين بشكل جيد، من اختيار المتبرعين على أساس جيد، ومن توثيق استلام التبرعات عبر اتفاقية بين الأطراف، وتنفيذ ما تم الاتفاق عليه، ورسم صورة ذهنية إيجابية عن الجهة الخيرية.

أولاً: استلم التبرعات

يفضل التوثيق عبر اتفاقية بين الأطراف وهي عادة تتم في المشروعات والبرامج المحددة وفي الاتفاقية يتم التركيز على تدوين بعض الملاحظات ومنها:

• البيانات الأساسية للأطراف الموقعة.
• توضيع المشروع (فكرة المشروع، مكان التنفيذ، وقته، العائد المرجو منه، مكوناته، مراحل التنفيذ، أسلوب التنفيذ).
• قيمة العقد والدفعات.
• التزامات الأطراف الموقعة.
• المزايا العائدة على الأطراف الموقعة.
• آلية التواصل بين الأطراف.
• الجانب القانوني وآلية حل الخلاف – إن وجد – .
• التوقيع على نسخ العقد بعدد الموقعين.

ثانياً: نفّذ ما تم الاتفاق عليه

وهي تنفيذ ما تم الاتفاق عليه، ويحسن فيه مراعاة التالي:

• الالتزام بسير المشروع المتفق عليه وإفادة المتبرع بأي تغيير يطرأ.
• رفع التقارير الدورية الإحصائية للمتبرع سواء كانت إلكترونية أو ورقية.
• شكر المتبرع – إن رغب – خاصة في المناسبات العامة للجهة الخيرية.
• تهنئة المتبرع على النجاحات والشهادات التي يحصل عليها.

ثالثاً: انتبه لصورتك الذهنية

بعد أن حصلت الجهة الخيرية على التبرع إليك بعض التصرفات التي لا يريدها المتبرعون، وقد تسهم في رسم صورة ذهنية غير إيجابية عن الجهة الخيرية، ومنها:

• تغيير خطة التنفيذ المتفق عليها دون أخذ موافقة من المتبرع سواء كان التغيير في وقت التنفيذ أو مدته أو مكانه أو فريق العمل أو غير ذلك.
• تغيير الرعاة أو الشركاء أو تغيير سقف رعاية المشروع أو البرنامج، فالمتبرع يعنيه وجود بعض الرعاة أو الشركاء أو انفراده بذلك.
• تغيير مضمون الدعاية المتفق عليها أو تغيير شكلها أو وسيلتها.
• التواصل غير المدروس مع المتبرع إما ضعفا وإما إزعاجا وإما تعددا.
• ضعف التقارير وعدم مناسبة محتواها للمتبرع، وخاصة التقرير المالي.
• ضعف المصداقية في: التنفيذ، نوعية المستهدفين أو عددهم، الأثر الناتج عن المشروع، الصرف المالي، مخرجات المشروع

خطوات إعداد خطة الموارد المالية للمشروع:

سوف نتعرف هنا على المراحل التسعة في إعداد خطة الموارد المالية، والتي تبدأ بتحديد المشروع الذي ستعمل عليه في جهتك الخيرية، مروراً بتحليل واقع المشروع، وحتى تحديد ثقافة الاحتفال.

1. تحديد المشروع الذي ستعمل عليه.
2. تحديد المبلغ المستهدف والمراد جمعه بشأن المشروع.
3. تحديد أصحاب المصلحة، وهم كل من يتأثر أو يؤثر على مشروعات الجهة الخيرية، ويتم تحديدهم بناء على: الاهتمام بمشروعك، وعلاقتهم بأصحاب المصلحة الآخرين.
4. تحليل واقع المشروع، ويمكن الاستعانة بالتحليل الرباعي SWOT للوقوف على نقاط الضعف والقوة، والتعرف على الفرص والتهديدات.
5. تحديد الإيرادات، وهي إما أن تكون: إيرادات مؤكدة، أو إيرادات شبه مؤكدة، أو إيرادات محتملة وهي التي تحتاج للعمل عليها.
6. تحديد المناسبات العامة التي تخدم المشروع، وهي تحدد بطريقتين: حسب طبيعة المشروع أو حسب المتبرعين. مثل إقامة حملة جمع تبرعات في شهر رمضان المبارك، أو الاستفادة من اليوم العالمي لمشروعك.
7. تحديد تكلفة التبرعات، وما هي الموارد المطلوبة لجمع التبرعات (توظيف، تدريب، لقاءات، متطوعين …).
8. بناء خطة التدفقات النقدية، فتحتاج لتوثيق إيرادات ومصروفات وفائض أو عجز المشروع بالشهور أو بالأرباع.
9. ثقافة الاحتفال، فلا بد من تحديد كيفية الاحتفال بفريق العمل، والمانحين والمتبرعين في الجهة الخيرية.